Getting Things Done (1)

放松精神的技巧，远离烦恼与忧虑的能力，很可能就是伟人们成功的秘诀之一。----J.A.Hatfield

从早上起来到现在，你是否想到任何需要处理但还未动手解决的事情呢？你是不是不止一次的想到了它们呢？为什么？不断地考虑那些毫无进展的事情纯粹是浪费时间和精力，而且这往往只会使你更加焦虑不安。这种情况很可能导致焦虑和过大压力，从而反应到身体的健康状况上来，如眼睛，头疼，失眠等。

想要轻松掌控知识工作，必须熟练掌握工作流程管理的5个步骤：

  • Collect 收集
  • Process 信息处理
  • Organize 行动组织和整理
  • Review 通过回顾确定下一步行动方案
  • DO 行动

我们对工作的流程管理包括这5个阶段，并且管理的效果通常取决于这5个环节中最薄弱的一环。因此，只有将所有的环节紧密结合，并且按照统一的标准加以管理，才能保证最终的工作效果。 David认为把这5个步骤分开来做会得到更好的效果。许多人无法把工作安排的井井有条，主要原因是他们试图一口气完成这5个阶段的工作。一些即将要处理的事情，一旦制定好行动方案后就要及时的清理出你的大脑，否则这件事情会时刻消磨你的精力阻碍你集中精力思考那些真正重要的事情。

1. 收集 Collect

对于天才来说，处理的事务越少，效果越好。----来昂那多.达芬奇

如何才能有效的收集信息呢，把握一个原则：把大脑里的一切事务都倾倒出来，保持意识的专一，所以必须利用“工作篮”之类的东西百分之百的捕获一切“未尽事宜”。

影响收集成功的因素：

  1. 每一件“悬而未决”的事情都必须存储在你的收集系统中，而不是你的大脑里。
  2. 控制收集工具的数量，越少越好。
  3. 你必须定期清空这些设备。

尤其是第三条当“工作篮”中存入了过量的信息和资料时，就只会让你感到面临崩溃的危险，根本无法起到提醒的作用了。

2. 处理 Process

首先，明确这一步骤的作用是什么？它是为了处理“工作篮”中所有收集的“材料”，而这种“材料”本身不具有被执行的细节，所以，这一步就是将“材料”进行有效地分析和处理产生下一步具体的行动，这些行动才是第三步组织整理（Organize）的对象。

处理的流程如下：

  1. 它是什么？
  2. 是否要采取行动？是/否
    2.1. 不需要：垃圾 or 参考备忘
    2.2. 需要：明确的知道下一步要采取的行动是什么，如果是关于一个项目的一系列行动可以加入到项目的管理中。
  3. 下一步行动是什么？
    3.1 两分钟内可以完成—-马上去执行
    3.2 其它的计划（策划）执行方案。

我们要铭记：

做事情时，并不需要花费很多心力，但是在决定做什么时，却要投入大量的精力。----Elbert Hubbard

3. 组织整理 Organize

任务经过步骤2处理过的“材料”都会有自己的“去处”，而产生了明确的下一步行动的“方案”就是本步骤的组织整理对象。而这些具体的下一步行动可以归类到“项目”中去。并根据下一步行动的属性决定进入哪个清单：日程表、下一步还是等待。

首先，定义“项目”：任何一个需要多个步骤才能完成的任务。

其中下一步行动的决策是最核心的环节。对于每一个悬而未决的问题，下一步行动都应当是可执行的、一目了然的、没有歧义的具体行动。